Entretien annuel d'évaluation de performance : quels points aborder ? (objectifs, exemples et conseils)

L’entretien annuel est l’une des principales méthodes que les entreprises utilisent pour évaluer les compétences de leurs collaborateurs. Si cette étape est considérée comme utile et bénéfique par la plupart d'entre eux, ils sont quand même 48 % à redouter ce moment.

Cette statistique témoigne de l'importance pour les RH de les accompagner dans cette démarche, au risque d'impacter la motivation. Pour faire de l'entretien performance un outil d'engagement, il faudra collecter les motivations, projections et challenges de l'ensemble de vos collaborateurs.

Dans cet article, retrouvez un rappel du processus de mise en place des entretiens annuels et des conseils pour associer plateformes d'évaluation et gestion des compétences.

Qu'est-ce qu'un entretien annuel ? Rappel

Définition

L'entretien annuel ou entretien de performance est un rendez-vous entre un collaborateur et un manager ou responsable RH sur sa performance passée et les objectifs pour l'année à venir. Cette conversation peut également inclure des questions sur la satisfaction au travail, l'engagement et la motivation. Le processus est documenté et sert à réaliser les plans de formation.

Pourquoi c’est important ? 

Les entretiens de performance sont indispensables. Ils peuvent être utilisés pour encourager le développement des compétences et donner aux employés un sentiment de valorisation. C'est aussi un excellent moyen de collecter des feedbacks et identifier les axes d'amélioration majeurs autour :

• du projet professionnel
• de l'employabilité
• de la formation
• de la mobilité

Les principaux types d'entretiens RH

🤝 L'entretien d'embauche

C'est le tout premier échange que vous aurez avec le candidat pour vérifier l'adéquation entre son profil et les attentes du poste à pourvoir. L'entretien d'embauche est l'opportunité d'identifier les compétences et de cerner la personnalité du futur collaborateur. Il peut être réalisé dans le cadre d'un recrutement externe ou d'une mobilité.

👋 L'entretien de bienvenue

Dans certains cas, l'onboarding en entreprise est réalisé sous forme d'entretien individuel. D'ailleurs, nous avons abordé le sujet dans l'article sur le peer-learning où nous avons présenté le système de buddy. Chez 365Talents, le nouveau collaborateur est accompagné d'un buddy qui aide à organiser son intégration.

🤙 L'entretien professionnel

Contrairement aux deux premiers, il est légalement obligatoire et s'effectue entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique direct, tous les deux ans. Il sert notamment de base pour identifier les perspectives d'évolution du collaborateur à moyen-long terme : montée en compétences, mobilité interne, formation, gestion de projet…

Le processus de mise en place des entretiens annuels

Les entretiens annuels sont une excellente occasion pour les collaborateurs d'envisager le développement de leur carrière. Mais avant de se lancer dans le processus, il faut comprendre comment le préparer.

Tout commence par la formulation d'objectifs réalistes et abordables. Ensuite, il faudra définir les critères d'évaluation factuels et adaptés aux équipes. Le but étant d'assurer des entretiens productifs et constructifs. Une fois ces étapes réalisées, le processus peut alors commencer :

Étape 1 : Déterminer la période

Sélectionner la bonne période pour mener vos entretiens est essentiel. Choisissez une période propice à la réflexion pour vos collaborateurs. Si possible, menez ces entretiens sur une durée commune. C'est une manière d'engager les employés de l'entreprise, de se préparer à la réflexion et d'anticiper vos actions. Pour information, la plupart des entretiens sont effectués avant un moment de ralentissement dans l'entreprise : période de vacances, baisse d'activité, jours fériés…

Étape 2 : Partager vos objectifs et critères d'évaluation

Assurez-vous que les collaborateurs et managers comprennent clairement les objectifs et la grille d'évaluation de l'entretien. Un entretien réussi commence par une communication claire. Vous devez prendre le temps d'expliquer aux membres de votre équipe comment et pourquoi ils seront évalués. Par exemple, réalisez des fiches explicatives pour chaque cible : une pour les managers et une pour les collaborateurs.

Étape 3 : Fixer des rendez-vous individuels avec les collaborateurs

Assurez-vous que la forme et le fond soient en accord avec vos objectifs. C'est-à-dire qu'il faudra envoyer la trame d'entretien en amont (avec des zones de réponses intégrées) et bien réfléchir à l'espace dans lequel vous allez mener vos entretiens. S'ils s'agit de rendez-vous physiques, privilégiez un lieu calme et confidentiel où vos collaborateurs seront à l'aise. Pour la visioconférence, mettez à disposition des plages de prise de rendez-vous pour laisser le choix et s’adapter aux éventuelles contraintes.

Étape 4 : Utiliser les discussions pour anticiper vos plans de développement

Ces entretiens sont un moyen précieux pour découvrir les forces et les faiblesses de votre équipe. Et surtout de capitaliser sur ces informations pour mettre en place un plan de formation et de développement adéquat.

Étape 5 : Transmettre des retours aux collaborateurs 

La question de la restitution des informations est très importante. C'est l'étape ultime durant laquelle vous devez mettre un point d'honneur à reconnaître les progrès réalisés. Votre rôle est de vous positionner en tant que facilitateur et aider le collaborateur à atteindre la performance. Pour ce faire, soyez honnête, direct et factuel. Chaque retour doit être documenté et accompagné d'un plan d'action personnalisé.

Comment associer l'entretien d'évaluation et gestion des compétences ?

Un entretien bien mené est un outil de collecte d'informations précieuses sur les compétences et les appétences de vos collaborateurs. Il faut donc placer cette donnée au centre de votre démarche. Chez 365Talents, nous sommes convaincus que c'est un processus qui peut autant apporter aux collaborateurs qu'aux RH. Avant, pendant et après l'entretien de performance, notre plateforme regorge de ressources pour y arriver 👇

Avant l'entretien

Les collaborateurs sont au centre de leur évolution, ils déclarent eux-mêmes toutes les données relatives aux compétences. La plateforme permet d'auto-déclarer les niveaux de chaque compétence, d'expertise et surtout le besoin de formation.

💡 Comment l'appliquer à l'entretien annuel ?

Cette mine d'informations est ensuite traitée par notre solution pour vous aider à vous concentrer sur l'essentiel : les besoins de vos collaborateurs. La plateforme 365Talents vous aide à visualiser les besoins de vos collaborateurs pour déterminer les objectifs et la grille d'évaluation nécessaires à la mise en place de vos entretiens.

Pendant l'entretien

Vous pouvez utiliser des outils externes comme une plateforme ou un logiciel ; ou alors opter pour des templates que vous avez créés en interne. Quelque soit votre méthode de collecte d'informations, la solution 365Talents se connecte à tous vos outils RH pour mieux contextualiser les données. D'ailleurs, il est fortement conseillé d'avoir un SIRH et une solution de compétences qui s'intègre à votre solution d'évaluation. De cette façon, vous pouvez agir de façon transversale et adapter votre stratégie.

💡 Comment associer plateformes d'évaluation et gestion des compétences ?

Vous pourrez mieux impliquer vos équipes et notamment les managers ! Avec une visualisation commune des compétences, les managers sauront quels sont les expertises sur lesquels passer du temps lors des entretiens annuels.

Après l'entretien

Une fois les entretiens réalisés, notre intelligence artificielle vous aide à faire émerger les points forts et les axes d'amélioration. Ces tendances vous permettront d'identifier les besoins prioritaires. En parallèle, vous pourrez utiliser cette analyse des compétences pour suggérer des formations personnalisées. Une fois de plus, vos managers sont vos meilleurs alliés pour réellement accompagner le collaborateur dans son développement. L'objectif est de stimuler leur motivation et de les aider à atteindre leurs objectifs tout en assurant leur engagement sur vos futures initiatives RH.

💡 Qu'est-ce qui fait de 365Talents un choix axé sur les compétences ?

Nous sommes convaincus que des collaborateurs impliqués dans la démarche d’identification des compétences est une étape cruciale pour une stratégie de Talent Management qui fonctionne. La fonctionnalité d’explication de matching de la plateforme montre comment l’opportunité a été suggérée au salarié en fonction de son niveau d’expertise et les compétences déclarées.  Notre intelligence artificielle apprend en continu pour développer l’employabilité, améliorer la compétitivité de l’entreprise à long terme, le tout avec agilité. De quoi véhiculer une démarche durable et centrée autour de vos besoins salariés. 

Intégrer votre outil de gestion des compétences avec un outil d’évaluation

Pour une gestion des talents optimale, vous n’avez pas forcément besoin de mélanger les actions RH et opérationnelles dans une même plateforme. 

Votre outil de gestion des compétences n'a pas besoin d'inclure un module d'évaluation annuelle, car l'intégration avec un outil d'évaluation est largement suffisante lorsque vous associez deux outils pertinents qui se complètent. Ainsi, vous engagez et aidez vos collaborateurs à mieux se connaître et à développer leur potentiel grâce aux bilans de compétences.

💡 Comment 365Talents s’intègre avec vos outils d’évaluation ?

365Talents connecte chaque information des évaluations professionnelles pour chacun de vos collaborateurs à votre plateforme de Talent Experience.

3 avantages de l'intégration de 365Talents avec vos outils d’évaluation :

• Votre référentiel de compétences est centralisé, unifié et partagé entre vos solutions pour gérer au mieux les soft skills de vos collaborateurs.
• Une expérience conviviale et engageante pour que vos collaborateurs puissent mieux se connaître et gérer leur évolution de carrière.
• Un processus transversal et transparent pour utiliser ces nouvelles informations dans votre expérience talent.

L'entretien de performance est un outil d'engagement trop peu exploité. Pour mieux accompagner vos collaborateurs, capitalisez sur les motivations, projections et challenges communiqués lors des échanges. Ces données sont indispensables pour évaluer leur performance, les encourager et surtout rapprocher vos initiatives RH des vrais besoins collaborateurs. Contactez 365Talents dès aujourd'hui pour bien préparer vos entretiens de performance et cartographier vos compétences avec une solution qui s'intègre à vos outils existants.