Tirer les enseignements positifs
du confinement

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1/Le point de départ de notre réflexion

Depuis 2019 nous avions mis en place une note interne autorisant nos collaborateurs à travailler une journée par semaine depuis leur domicile.

365Talents s’étant construit entre Paris et Lyon, nous étions déjà “remote by design”. Avec des équipes travaillant à distance, nous nous étions équipés des outils indispensables comme Slite pour la documentation, Hangouts pour la visio, Slack pour la messagerie interne…

Cependant, nous avions prévu l’encadrement assez strict du télétravail comme suit :

  • Un seul jour fixe par semaine après validation du manager
  • Le domicile est le seul lieu de télétravail possible (pas de coworking, lieu de villégiature…)
  • Pas de télétravail possible si les enfants du collaborateur sont sous sa responsabilité (enfant malade, grève des structures d’accueil…)

Cette note interne a fonctionné avec des retours positifs des salariés pendant toute l’année 2019, mais nous étions prêts à la remettre en question.

La grève des transports parisiens de décembre 2019 a contraint nos salariés à travailler de chez eux. Malgré  l’impossibilité de se rendre au bureau, la productivité n’a pas été impactée négativement. 

Le confinement national initié en mars 2020 nous a néanmoins obligés à travailler depuis chez nous, sans pouvoir respecter les indications de la note interne citée plus haut.

Il est apparu évident pour nous de devoir tirer des leçons positives de cette expérience, de reconnaître les bénéfices du télétravail sur la qualité de vie des salariés, leur implication, leur engagement mais aussi leur motivation.

2/ 2020, l’année du tournant

Dès février 2020, avant la crise du Covid19 nous avions engagé des négociations avec nos élus du CSE pour parvenir à notre premier accord d’entreprise. Ce texte, très ambitieux pour une première discussion, couvre plusieurs domaines : mise en place du forfait jour, droit à la déconnexion, télétravail et changement d’acquisition des congés payés. Malheureusement nous avons dû suspendre ce projet pendant le confinement, l’équipe RH étant occupée par d’autres sujets plus pressants que tous les professionnels de la fonction ont dû gérer !

Cependant, poussés par notre expérience positive de télétravail, nous avons décidé d’aller plus loin que ce que prévu début mars, lors des négociations engagées avec nos représentants du personnel. En effet, avant la crise nous avions imaginé conserver les dispositions de notre politique interne précédente sans y apporter trop de modifications : il n’était pas prévu d’avoir plus d’un jour de télétravail, celui-ci devait se dérouler impérativement au domicile et sans avoir à gérer la garde d’enfants en parallèle…

Compte tenu des chamboulements causés par la crise du Covid19, nous avons décidé de traiter le sujet de l’organisation du temps de travail (qui fera l’objet d’un autre article) séparément du télétravail, qui peut quant à lui être mis en place de façon plus aisée, sans négociation, avec une simple charte.

Cela nous a permis de prendre du recul sur ce que nous venions de vivre, nos besoins organisationnels, et aussi l’alignement de notre culture dans le fameux “monde d’après”.

3/ Concrètement, comment a t-on fait?

En prévision de la fin du confinement, nous avons échangé avec les managers de 365Talents afin d’avoir leur ressenti sur les derniers mois passés en télétravail “contraint”, et envisager avec eux les contours du texte, comprendre leurs enjeux et éventuelles craintes liées à ce nouveau mode d’organisation.

Leur retour était unanime: tous nos managers étaient en faveur de la généralisation du télétravail, convaincu.e.s des bénéfices que cette nouvelle organisation pourra apporter à leurs équipes. Nous avons pu noter que la productivité n’avait pas baissé malgré le télétravail imposé par le confinement, contrairement aux clichés qui ont encore la vie dure, et nous avons convenu ensemble du cadre de la charte afin d’être en adéquation avec nos valeurs de responsabilisation et de transparence.

Après ces échanges, nous avons convenu que notre charte devait offrir de la flexibilité tout en permettant aux responsables d’équipe de garder la main sur l’organisation du temps de travail ; et de pouvoir réunir les équipes en présentiel si besoin, comme pour des ateliers spécifiques, des formations ou encore des séminaires.

Côté collaborateurs, nous avions collecté leur feedback de façon régulière pendant le confinement grâce au baromètre développé par la plateforme Windoo. Nous avions ainsi pu relever que si les collaborateurs se sentaient dans de bonnes conditions de travail, qu’ils disposaient des outils nécessaires pour travailler efficacement, et qu’ils bénéficiaient de la confiance de leur hiérarchie. Nos collaborateurs restaient inquiets quant à la situation de crise sanitaire mondiale, et avaient des attentes élevées quant à la cohésion entre les équipes.

Synthèse du baromètre Windoo mené de début avril à fin mai 2020 :

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Pendant le confinement, nous avions étoffé notre “stack” technique déjà bien adaptée au travail à distance (n’oublions pas que nous sommes répartis entre Paris et Lyon !) afin de travailler aussi efficacement qu’avant mais aussi de garder du lien entre les équipes.

Nous utilisions déjà quotidiennement Slack pour la messagerie instantanée, Asana pour la gestion de projet, Google Hangouts pour les appels en visio, et nous avons choisi des partenaires français comme Slite pour la communication et le partage des process internes, Klaxoon pour les brainstormings et tous les travaux collaboratifs, ou encore Windoo pour mesurer l’humeur générale des équipes et mettre en place des plans d’action pour améliorer l’expérience collaborateur au sein de 365Talents.

Côté juridique, nous avons décidé de mettre en place le télétravail en suivant les termes de l’article L 1222-9 du code du travail, par la voie d’une charte soumise à avis de notre Comité Social et Economique, avec l’aide de Maître Delphine Monnier notre conseil en droit social.

Au global, cette formalisation du télétravail nous permet d’aller encore plus loin dans notre définition de qualité de vie au travail pour améliorer la performance de tous, éviter le présentéisme et développer l’impact de 365Talents dans le “monde d’après”.

4/ Notre checklist pour mettre en place une politique remote chez vous

👌 Ce qui a marché chez nous, et qu’on vous recommande :

  • Faire le point en interne sur les besoins avec les managers et les collaborateurs
  • Fixer le cadre de l’organisation en télétravail au moyen d’une charte ou d’un accord d’entreprise

👍 Avantage de la charte : démarche unilatérale de l’employeur, entre en vigueur après une simple procédure d’information et de consultation des instances représentatives du personnel
👍 Avantage de l’accord d’entreprise : associer les élus au sujet de l’organisation du travail (mais peut prendre plus de temps)

  • En parallèle, penser à fournir les bons outils de collaboration à distance (Suite Google, Zoom, Slite, Notion, etc…)
  • Ne pas négliger la culture d’entreprise à distance (ça fera l’objet d’un prochain post!)
  • Si ce n’est pas déjà fait, penser à rédiger une charte sur le droit à la déconnexion (obligation légale depuis la loi El Khomri – article L 2242-17)
  • Mettre à jour le Document Unique d’Evaluation des Risques pour inclure les risques physiques et psychiques liés au télétravail
  • Présenter la charte/accord final + DUER + tout autre document utile (enquête salariés…) au CSE
  • Communication orale et écrite à l’ensemble du personnel
  • Accompagner les managers dans l’organisation du télétravail dans leurs équipes respectives, notamment dans la mise en place et le suivi à l’aide de votre SIRH

5/ J+30, comment évalue-t-on l’impact de notre nouvelle charte de travail ?

Le télétravail chez 365Talents, c’est depuis début septembre jusqu’ à 3 jours de télétravail par semaine par collaborateur. Certains en ont pris 3, d’autres 2 ou seulement 1.

Nous voulions garder cette flexibilité et nous adaptons les indemnités de télétravail en fonction des choix. Nous avons conservé quelques jours de présentiel, l’échange étant une composante importante pour notre culture d’entreprise (et nous étions tous très contents de nous retrouver en physique pour ces fameux échanges informels).

En moyenne un collaborateur 365Talents profite de 2 jours de télétravail récurrent et en tout 80% de l’équipe a décidé de faire appel à du télétravail récurrent.

Les managers ont joué le rôle de relais pour convenir des détails (combien de jours prendre, quels jours je peux les prendre) et faire remplir l’attestation sur l’honneur qui engage le collaborateur et l’entreprise. ça a été efficace ! Merci @julie@Eric, @Elliott@Lou@Benoit.

Pour une approche remote complète, nous avons utilisé Yousign pour faire signer les documents à tous.
C’est du côté de l’attestation télétravail de l’assureur habitation des collaborateurs que ça s’est corsé. Et encore ! J’imaginais que ça allait être pire… Chez beaucoup d’assurances, cette attestation est difficile à obtenir alors que c’est une adaptation nécessaire au contexte sanitaire actuel ! (Heureusement, qu’on peut compter sur des acteurs innovants comme @Luko pour la proposer directement en téléchargement sur son compte client).

Maintenant que les bases sont posées, on reste en veille sur le contexte actuel. Avec la hausse des restrictions sanitaires, la question du renforcement du télétravail (quota par bureau et planning pour réserver sa place) s’est posée. Nous avons décidé de ne pas en arriver là mais nous adapterons notre politique en fonction de l’évolution du contexte. Nous sommes prêts ! 

Pour s’inspirer et aller plus loin

Ressources en anglais

Notre charte de télétravail
pour vous inspirer

Vous pouvez télécharger notre charte de télétravail et vous en inspirer pour l’adapter à votre structure.